Die Bereitschaft einer Organisation zum Datenschutz

In der Regel ist es für die Datenschutzbeauftragten oder die für die Einhaltung des Datenschutzes Verantwortlichen eine ziemliche Herausforderung, das Vertrauen des Unternehmens zu gewinnen und sein Engagement für die Einhaltung des Datenschutzes zu dokumentieren. Der Schutz der Privatsphäre und der Datenschutz werden oft eher als Geschäftshindernis denn als Geschäftsbefähiger angesehen. Dies macht es jedem Datenschutzbeauftragten schwer, in einen sinnvollen Dialog mit dem Unternehmen zu treten und den Aufwand für die Pflege aktueller Informationen zu verringern.

Informationen befinden sich immer innerhalb des Unternehmens und natürlich in den Köpfen der Mitarbeiter. Daher besteht der beste Ansatz für die Pflege der Dokumentation zur Einhaltung von Datenschutz und Privatsphäre darin, die Prozessverantwortlichen innerhalb der Organisation in die Lage zu versetzen, ihre Verarbeitungstätigkeiten und die entsprechende Dokumentation zu verwalten und zu pflegen. Indem man ihnen erlaubt, die Aufzeichnungen oder Verarbeitungstätigkeiten für ihren spezifischen Arbeitsbereich selbst zu verwalten, werden Kommunikationswege geöffnet.

Jede Änderung, z. B. im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in der Priverion-Plattform, löst eine Aktualisierung und eine Meldung an die Datenschutzbeauftragten aus. Die Priverion-Plattform dient als Informationssystem für organisatorische Änderungen und die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Durch die frühzeitige Einbindung der Datenschutzexperten in Änderungen innerhalb von Prozessen oder bei Anbietern, kann der Datenschutzbeauftragte in die Rolle eines Dienstleisters für den Prozesseigentümer und Wegbereiter für die Organisation schlüpfen.

Unsere Kunden haben hervorragende Ergebnisse erzielt, indem sie den Datenschutzbeauftragten über die Priverion-Plattform in den Prozess der Anbieterbewertung einbezogen haben. Jetzt können Anbieter proaktiv im Voraus geprüft und ungeeignete Anbieter ausgeschlossen werden, bevor weitere Schritte in der Entscheidungsfindung unternommen werden, die zu Kosten oder kostspieliger Nacharbeit führen könnten.

Dadurch entfällt ausserdem der Zeitdruck für den Datenschutzbeauftragten, eine schnelle und daher nachlässige Überprüfung eines von dem Unternehmen bereits ausgewählten Anbieters durchführen zu müssen.

Durch seine frühzeitige Einbindung in die Anbieterbewertung oder die Implementierung neuer Verarbeitungstätigkeiten bleibt genügend Zeit, um alle möglichen Optionen zu bewerten und die beste Lösung aus Sicht des Datenschutzes und des Unternehmens zu finden.

Letztlich geht es beim Datenschutz immer um das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern in das ethische Arbeiten und Handeln des Unternehmens. Daher sollte dies immer ein wesentlicher Aspekt bei der Bewertung jeder Unternehmensentscheidung sein.