Sistema de gerenciamento de proteção de dados: O que as empresas devem saber

A proteção de dados é cada vez mais uma parte essencial da organização de cada empresa porque as leis nacionais e internacionais, como a GDPR, estão colocando exigências cada vez mais abrangentes às empresas. Nosso sistema de gerenciamento de proteção de dados ajuda a atender essas exigências enquanto trabalha de forma altamente eficiente e digital.

Mas como funciona um sistema de gerenciamento de proteção de dados? E um sistema de gerenciamento de proteção de dados pode ser integrado com sucesso em uma empresa e seus processos? - Este artigo irá lhe dizer mais.

Você precisa de suporte ou tem perguntas abertas sobre sistemas de gerenciamento de proteção de dados? Nossa equipe consiste em especialistas experientes em proteção de dados, TI e direito. Teremos prazer em aconselhá-lo sobre a implementação de regulamentos de proteção de dados como parte de uma consulta inicial não vinculativa. Entre em contato a qualquer momento.

Os fatos mais importantes em resumo

• Qualquer pessoa que processe dados pessoais deve assegurar a proteção de dados de acordo com o GDPR. Normalmente, isto é feito através de um sistema de gerenciamento de proteção de dados.
• Os conceitos de proteção de dados devem fornecer informações sobre como a proteção de dados é implementada na empresa. Neste contexto, a empresa ou outros órgãos responsáveis podem desenvolver medidas e sistemas adequados individualmente.
• Não há nenhuma obrigação legal explícita de usar um sistema de gerenciamento de proteção de dados. Entretanto, dada a abundância de exigências legais para a proteção de dados, as empresas não têm outra escolha senão implementar um sistema de gerenciamento abrangente.

Definição: Sistema de gerenciamento de proteção de dados

Um sistema de gerenciamento de proteção de dados (abreviado para DPMS) é uma ferramenta organizacional que combina o requisitos legais e operacionais para a proteção de dados e os organiza, gerencia e controla sistematicamente, garantindo assim o cumprimento das normas de proteção de dados.

Cuidado: Como o sistema de gerenciamento de proteção de dados é às vezes abreviado para DMS, há um alto risco de confusão com o termo sistema de gerenciamento de documentos, cuja abreviação também é DMS. Embora o sistema de gerenciamento de proteção de dados também inclua a organização de documentos, o DPMS é muito mais abrangente e contém significativamente mais funções do que o DMS. Portanto, uma clara distinção e diferenciação no conteúdo é absolutamente necessária aqui.

A sistema de gerenciamento de proteção de dados deve ajudar a criar uma estrutura clara dentro da empresa, mantendo simultaneamente o risco de violação de um regulamento legal tão baixo quanto possível. Assim, o sistema apóia a implementação da proteção de dados, utilizando medidas organizacionais.

Responsáveis pela proteção de dados - geralmente os diretores executivos - são obrigados a cooperar com os competentes autoridade supervisora a seu pedido e fornecer-lhe todas as informações necessárias para seu trabalho. Assim, os responsáveis devem garantir que as autoridades possam se informar rapidamente sobre o cumprimento da proteção de dados por parte da empresa.

Por este motivo, o sistema de gerenciamento de proteção de dados deve ser integrado aos processos empresariais de modo que A proteção de dados é integrada à estrutura corporativa de forma duradoura, rastreável e verificável maneira.

GDPR e gestão da proteção de dados

Um sistema de gerenciamento de proteção de dados é não explicitamente mencionado dentro do GDPR. No entanto, isso pode ser deduzido das provisões.

As empresas devem basicamente cumprir suas obrigações de documentação, obrigações de prestação de contas e, se aplicável, exigências para acordos de processamento. De um ponto de vista jurídico, essas obrigações primordiais incluem muitos requisitos para sua implementação. Isto torna quase impossível para as empresas passar sem um sistema de gerenciamento de proteção de dados.

A função de um sistema de gerenciamento de proteção de dados não é menos importante do que identificar e eliminar problemas de privacidade de dados e fatores de risco para proteger dados pessoais. Aprender com os erros e otimizá-los dentro dos procedimentos, políticas e processos automatizados também é uma parte essencial de um DPMS. Portanto, é necessário integrar um sistema de gerenciamento de proteção de dados nos procedimentos da empresa para eficiência razões.

Neste contexto, a gestão da proteção de dados é caracterizada pelas exigências legais da GDPR, que cobrem os seguintes processos em particular:

• Documentação do processamento de dados
• O acordo, gestão e documentação das atividades de processamento comissionadas
• Monitoramento de medidas técnicas e organizacionais
• Conceitos de autorização
• Conceitos de eliminação
• Implementação da avaliação de impacto da proteção de dados
• Manuseio de incidentes de proteção de dados
• Comunicação com os sujeitos dos dados

Um sistema de gerenciamento de proteção de dados sensato considera estes processos corporativos e normas legais que o GDPR impõe às empresas. Entretanto, o DPMS só é funcional se todos os departamentos da empresa cooperarem e trabalharem juntos de forma eficaz. Nosso sistema profissional trabalha com controles ágeis de tarefas que reconhecem e criam automaticamente tais ligações.

Ao implementar a gestão da proteção de dados software, as exigências legais de proteção de dados podem ser organizadas sistematicamente. A oficial certificado de proteção de dados geralmente executa as tarefas associadas ao software. Esta pessoa é encarregada de monitorar a implementação de todas as exigências legais em conformidade com a proteção de dados.

Por exemplo, se a proteção de dados for terceirizada para um responsável externo pela proteção de dados ou um consultoria em proteção de dados, o oficial trata da implementação, avaliação e documentação dentro do software correspondente. Em qualquer caso, porém, a responsabilidade é do a administração da empresa, que é responsável pelo cumprimento legal do processamento de dados pessoais.

É bom saber: Para distribuir bem as tarefas complexas e aliviar o responsável pela proteção de dados, pode ser útil se o software puder realizar tarefas específicas inteligentemente ou pelo menos delegado eles.

Estrutura do sistema de gerenciamento de proteção de dados

O sistema de gerenciamento de proteção de dados consiste em vários componentes e processos que variam dependendo da empresa e da indústria. Compilamos uma lista dos fatores que podem ser incluídos:

Análise do processo de processamento de dados

Sua empresa deve primeiro analisar e classificar todos os processos arriscados. Somente então o sistema de gerenciamento de proteção de dados poderá elaborar um agenda para a implementação de medidas. Esta agenda mostra explicitamente quais devem ser os requisitos de proteção de dados priorizado e como eles podem ser categorizados.

O implementação da agenda de proteção de dados e seu conteúdo começa então. Este tipo de lista de tarefas mostra sempre, a qualquer momento, quais tarefas de proteção de dados ainda precisam ser implementadas e quais tópicos já estão sendo abordados.

Registros de atividades de processamento

Todos atividades de processamento devem ser registrados e listados para identificar e filtrar todos os processos e riscos. Isto requer um registro abrangente das atividades de processamento, que também está previsto em Arte. 30 do PIBR. De acordo com isto, o processamento de dados pessoais também deve ser descrito em detalhes.

Medidas técnicas e organizacionais

Além das atividades de processamento, o implementação de medidas técnicas e organizacionais (TOM) também deve ser compilado em uma visão geral (Art. 32 GDPR). Para a GDPR, esta documentação desempenha um papel essencial, pois fornece informações sobre a segurança dos dados da empresa. As empresas são, portanto, obrigadas a documento seu TOM. Documentação completa e detalhada fornece provas de que medidas apropriadas são tomadas.

Controle de acordos de processamento

Cada vez mais empresas estão utilizando empresas ou entidades externas para processar dados em seu nome, que é permitido sob a lei de proteção de dados e explicitamente mencionada no Art. 28 GDPR. No entanto, um acordo de processamento de dados (DPA) também é uma exigência legal.

Na prática, cada vez mais empresas estão utilizando tais processadores para economizar recursos humanos e econômicos. Entretanto, mesmo quando o processamento é terceirizado, as empresas devem monitorar e garantir que o processamento de dados esteja de acordo com as leis aplicáveis.

Os processadores são vinculados por instruções a este respeito e agir como helpers por quem os comitês são responsáveis. Portanto, a integração de suas atividades na gestão da proteção de dados é essencial.

Conceitos de retenção ou eliminação

Específico períodos de retenção legal se aplicam a empresas, por exemplo, para faturas. As seções 238, 257, e 261 do Código Comercial Alemão (HGB) são particularmente relevantes para comerciantes. O GDPR também contém regulamentos sobre a retenção de dados pessoais. Ela prevê que os dados pessoais só podem ser armazenados pelo tempo que houver um base legal por fazê-lo (Art. 5 em conjunto com Art. 6 GDPR).

Isto significa que os dados pessoais não podem ser mantidos além dos limites de tempo do Código Comercial Alemão ou de outras leis sem uma boa razão. A plataforma de proteção de dados Priverion considera isto; ela detecta e informa automaticamente quando os prazos relevantes foram excedidos. Além disso, uma conceito de eliminação deve entrar em vigor quando o prazo tiver passado.

Planos de contingência

Como em todos os processos empresariais, podem ocorrer contratempos e erros na proteção de dados. Independentemente de serem humanos ou relacionados a software, um sistema de gerenciamento de proteção de dados deve sempre responder imediatamente e ter um apropriado conceito pronto de como tais contratempos de proteção de dados podem ser minimizados e resolvidos. Isto mantém os danos resultantes tão baixos quanto possível.

Diretrizes para a proteção de dados

Em empresas de médio porte, todos os funcionários devem ter acesso às diretrizes de proteção de dados aplicáveis em todos os momentos. A administração da empresa deve, portanto, primeiro resumir os regulamentos operacionais e legais de proteção de dados em um aviso separado de proteção de dados e, em seguida, disponibilizá-lo a todos os funcionários.

Além disso, os funcionários devem ser regularmente informados sobre os regulamentos e treinados de acordo, por exemplo, por oficiais certificados de proteção de dados ou instrutores externos. Documentos importantes neste contexto são, por exemplo, o "Compromisso com o sigilo de dados" ou o "Acordo de uso de TI".

Direitos do sujeito dos dados

A GDPR concede direitos abrangentes aos sujeitos dos dados (Art. 12-23 GDPR). Relevante para as empresas é, por exemplo, o direito à informação ou o direito de apagar seus dados. Para conceder a um sujeito de dados seus direitos, as empresas precisam de um conceito para saber como as consultas são processadas ou como os sujeitos dos dados podem ser contatados em uma emergência. Para este fim, processos devem ser definidos no DPMS para lidar com os sujeitos dos dados.

Conduzir e avaliar avaliações de impacto da proteção de dados

A proteção de dados avaliação de impacto é um procedimento semelhante ao controle prévio procedimento na Lei Federal Alemã de Proteção de Dados (BDSG). É um instrumento para avaliação de risco de operações individuais de processamento.

Antes de tais processos serem utilizados, deve ser feita uma avaliação e uma análise do risco que o processo individual representa e o que pode ser melhorado se o risco for alto. Isto se destina a evitar contratempos de proteção de dados e proteger as pessoas em questão.

Auditorias de controle e proteção de dados

Todos os processos de dados pessoais devem ser documentados no DSMS e monitorados continuamente para cumprir os requisitos da empresa obrigações de prestação de contas. Proteção de dados auditorias assegurar que os procedimentos relevantes sejam revisados e analisados regularmente.

Os funcionários também devem ser informados e sensibilizados sobre questões essenciais. Essas verificações e auditorias de proteção de dados devem então ser registrado e armazenados no DSMS para que não sejam esquecidos, e a prova da auditoria pode ser fornecida posteriormente.

Consulta de status

Além das auditorias de privacidade de dados, pode ser útil realizar discussões de status com os funcionários responsáveis na empresa e funcionários externos de proteção de dados em intervalos regulares. Isto se destina a determinar o status quo em relação à lei de proteção de dados. O DPMS deve ser utilizado para documentar e guardar com segurança as atas das discussões.

Treinamento de funcionários

Sob a GDPR, as empresas e as autoridades públicas são responsáveis pelo cumprimento da proteção de dados e também podem ser responsáveis por ela. Uma vez que uma empresa, como tal, não pode cumprir com a proteção de dados em si, os funcionários individuais são responsáveis por implementá-la adequadamente.

Eles devem ser regulares treinados e informados estar sempre atualizado e conhecer todos os regulamentos legais e operacionais. Há várias maneiras de fazer isso, tais como treinamento on-line, boletins informativos, circulares ou workshops. Estes treinamentos devem ocorrer regularmente e fazem parte de um sistema de gerenciamento de proteção de dados.

Criar um conceito eficaz de gerenciamento de proteção de dados

Para cumprir todas as regulamentações da GDPR, as empresas devem desenvolver um sistema de gerenciamento de proteção de dados. Para este fim, existe um software de gerenciamento de proteção de dados pronto para uso, como o da Priverion.

Alternativamente, você pode desenvolver seu próprio conceito sob medida exatamente para as necessidades de sua empresa. Escolhendo um procedimento que verifica e documenta constantemente o cumprimento dos princípios de proteção de dados é o melhor.

Com nosso software, você está no lado seguro porque ele é constantemente adaptado às novas leis e jurisdições. Além disso, aqui você desfruta das vantagens dos processos digitais (por exemplo, segurança de TI, acesso cruzado, gerenciamento automatizado de prazos).

O objetivo deve ser garantir proteção e segurança suficientes, evitar violações, garantir a rápida recuperação de dados no caso de um incidente e minimizar o risco de um contratempo de proteção de dados. Se você quiser desenvolver seu próprio conceito de gerenciamento de proteção de dados, você deve proceder nas seguintes etapas:

1. nome e documento objetivos de proteção de dados.
2. criar um inventário (questionar o status atual).
3. impulsionar a implementação (nomear funcionários responsáveis, delegar tarefas, fornecer treinamento, nomear o responsável pela proteção de dados da empresa, criar novos documentos, estabelecer regras de proteção de dados, implementar direitos das pessoas envolvidas, etc.).
4. integrar auditorias (monitoramento e controle de software, fornecedores e funcionários).
5. fazer melhorias (eliminar ou minimizar erros e riscos identificados durante as revisões).
6. reexaminar os processos relevantes e o status quo (acompanhamento com melhorias como um ciclo contínuo).

Amostra de um sistema de gerenciamento de proteção de dados

Não existe um modelo "certo" para um sistema de gerenciamento de proteção de dados porque um sistema sustentável e produtivo é sempre personalizado de acordo com as necessidades de sua empresa. Muitas empresas trabalham com um sistema de sistema baseado em software que usa inteligência artificial ou outra automação para detectar erros e controlá-los e melhorá-los automaticamente.

Alternativamente, as empresas também podem organizar a proteção de dados de forma análoga com a ajuda das pessoas. Para isso, eles devem primeiro determinar todas as tarefas e discutir os procedimentos antes de atribuí-las a funcionários individuais.

Em empresas maiores, entretanto, é aconselhável o uso de software que possa lidar com o muitos requisitos de proteção de dados. Caso contrário, a implementação e distribuição de tarefas pode rapidamente se tornar confusa. Além disso, os funcionários também devem ser encarregados de tarefas de proteção de dados. O software nunca deve ser usado sozinho para a proteção de dados; em vez disso, é uma questão de interação entre digital e analógico cumprimento das obrigações de proteção de dados.

Conclusão: Sistema de gestão de proteção de dados de acordo com o GDPR

O número crescente de regulamentos de proteção de dados torna quase impossível para as empresas passar sem um sistema de gerenciamento de proteção de dados. Criando um sistema desse tipo envolve muito trabalho e pode ser adaptado individualmente à empresa e à sua atividade ou indústria.

Mesmo que a proteção de dados não seja geralmente o núcleo da atividade empresarial, ela não deve ser negligenciada na empresa. Ao invés disso, todos os funcionários devem estar envolvidos no desenvolvimento de um sistema eficaz de gerenciamento de dados. Em qualquer caso, a mera entrada em funcionamento de um sistema de gerenciamento de proteção de dados não protege contra multas (por exemplo, no caso de processamento ilegal, Art. 77-84 GDPR).

As empresas que estão bem posicionadas para cumprir suas obrigações de proteção de dados e documentar e estruturar seus processos estão em terreno seguro. Um bom conceito evita violações de obrigações, e um bom sistema de gerenciamento de proteção de dados também é considerado ao avaliar as multas.

Você tem perguntas sobre proteção de dados ou sobre a criação de um sistema de gerenciamento de proteção de dados adequado? Você gostaria de saber mais sobre os benefícios da plataforma de proteção de dados Priverion? Nossos especialistas ficarão felizes em ajudá-lo! Em uma inicial reunião não vinculativa, responderemos a todas as suas perguntas sobre proteção de dados, TI e a lei.