La protección de datos es uno de los temas centrales en las empresas hoy en día. Si usted, como empresa, emplea al menos a 20 empleados que participan constantemente en el tratamiento automatizado de datos personales, debe nombrar a un responsable de la protección de datos en Alemania para garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones de protección de datos.
La regulación exacta de cuándo se requiere un delegado de protección de datos externo o interno se encuentra en el artículo 38 (1) de la Ley Federal de Protección de Datos (BDSG):
Además del artículo 37, apartado 1, letras b y c, del Reglamento (UE) 2016/679, el responsable y el encargado del tratamiento nombran a un responsable de la protección de datos o a un encargado de la protección de datos, en la medida en que suelen emplear a un mínimo de 20 personas de forma continua con el tratamiento automatizado de datos personales. El responsable o el encargado del tratamiento realizan un tratamiento que está sujeto a una evaluación de impacto de la protección de datos de conformidad con el artículo 35 del Reglamento (UE) 2016/679, o tratan datos personales comercialmente con fines de transmisión, transmisión anonimizada o con fines de estudio de mercado o de opinión, tiene que nombrar a un delegado de protección de datos independientemente del número de personas que participen en el tratamiento.
Las distinciones significativas, entre otras cosas, sirven de base para la toma de decisiones de un responsable de la protección de datos externo o interno. Un responsable de la protección de datos interno suele ser un empleado que ha recibido formación para ser responsable de la protección de datos y recibe regularmente formación adicional. En el caso de un responsable de la protección de datos externo, los servicios se contratan con un proveedor externo especializado que se encarga de la protección de datos fuera de la estructura de la empresa.
En general, el responsable de la protección de datos tiene la tarea de garantizar, externa o internamente, el cumplimiento de todas las disposiciones legales relativas a la protección de datos, como el GDPR o la BDSG. Supervisa y controla los procesos. Aplica todos los requisitos de protección de datos y está disponible como asesor para el nivel de dirección, el comité de empresa y los empleados, así como para los socios externos, como proveedores y clientes. También es el punto de contacto para la autoridad de control. Además, un responsable de la protección de datos debe garantizar continuamente la información y la aclaración general sobre las obligaciones de protección de datos en la empresa, tanto externa como internamente.
En el marco de la protección de datos, muchas empresas se enfrentan a la cuestión de si deben nombrar a un responsable de la protección de datos de forma externa o interna. Ambas soluciones tienen ventajas e inconvenientes:
Un responsable interno de la protección de datos tiene la ventaja de que conoce la empresa y tiene una visión precisa de las estructuras y los procesos. Puede garantizar una comunicación directa. Sin embargo, existe el riesgo de ceguera operativa. En cambio, un responsable de la protección de datos externo tiene la ventaja de que suele ser una persona neutral que presta un servicio a la empresa. Esto descarta cualquier ceguera operativa.
Mientras que el responsable de la protección de datos externo cuenta con todas las cualificaciones necesarias como ventaja, un responsable de la protección de datos debe seguir una formación interna y continua. Sin embargo, la confianza en el propio empleado suele ser mayor.
En cuanto a la responsabilidad, el responsable de la protección de datos externo tiene una ventaja, porque los riesgos de responsabilidad también se asumen cuando se cede la tarea. En el caso de un encargo interno, estos permanecen en la propia empresa.
Cuando se pregunta por un delegado de protección de datos externo o interno, el propio empleado reclama una amplia protección contra el despido. La cooperación con un responsable de la protección de datos externo, de acuerdo con las condiciones contractuales, suele poder terminarse a corto plazo. Sin embargo, la cooperación a largo plazo vale la pena cuando se trata de la protección de datos. Los proveedores de renombre apuestan por una cooperación de confianza y una relación comercial larga y fructífera.
Una mirada crítica debe dirigirse también a la gestión de las tareas de protección de datos. Por lo general, el empleado interno trabajará en otra área principal y se ocupará de la protección de datos al mismo tiempo. La ventaja del responsable de la protección de datos externo es su actividad principal y, por tanto, su plena concentración en su área principal.
A la hora de elegir un responsable de la protección de datos que actúe de forma externa o interna, son importantes factores clave, como el sector, pero también el tamaño de la empresa y la situación inicial. Cualquiera que se enfrente a diario a muchos retos en materia de protección de datos debería nombrar a un delegado de protección de datos interno.
En combinación con un software intuitivo de gestión de la protección de datos como el de Priverion, algunos de los supuestos inconvenientes, como el tiempo necesario y la seguridad jurídica, pueden convertirse en ventajas.
Nuestro software de gestión de la protección de datos le ofrece una solución integral para una protección de datos eficaz. Los documentos y plantillas estandarizados, como el ROPA, el TOM y los contratos AV, ya reducen significativamente la carga de trabajo y aumentan la calidad de la protección de datos. Esto proporcionará seguridad jurídica a largo plazo. A menudo, los responsables internos de la protección de datos sólo actúan en los puntos focales, ya que apenas tienen tiempo. La herramienta garantiza que se puedan aplicar medidas preventivas y que se vuelvan a liberar capacidades para el trabajo principal. Como toda la documentación está completa y parcialmente automatizada, hay más claridad y transparencia.
El software de gestión de la protección de datos como solución SaaS le ofrece dos módulos: el módulo principal y la ampliación con el módulo de eficiencia.
Si necesita un paquete completo y sin complicaciones para la puesta en marcha, la protección de datos y el cumplimiento de toda la normativa legal y la documentación periódica, el módulo principal es la elección perfecta. Apoya a los responsables internos de la protección de datos en todas las actividades relacionadas con el cumplimiento de la protección de datos, simplifica el mantenimiento y la administración gracias a la clara presentación en un directorio.
El módulo básico comprende:
- Directorio de actividades de procesamiento (ROPA)
- Gestión de los procesadores de datos
- La gestión de TOM
- Gestión de incidentes
- Gestión de riesgos (basada en el flujo de datos)
- Informes y visualización del flujo de datos
- Solicitudes de información
- Revisiones y auditorías
- Función multijurídica (según la persona jurídica)
Con el componente "módulos de rendimiento", se obtiene aún más rendimiento y se reducen las tareas repetitivas mediante la automatización y el acceso seguro a todos los elementos de la biblioteca.
Los módulos de actuación incluyen:
- Biblioteca de procesadores de datos
- Biblioteca ROPA
- Biblioteca política
- Biblioteca TOM
- Biblioteca de retención y borrado
- Árbol político
- Formación de los empleados
- Funciones de fusión, adquisición y exclusión
- Azure Active Directory B2C
- Portal de protección de datos
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