Sistema de gestión de la protección de datos: Lo que las empresas deben saber

La protección de datos es cada vez más una parte esencial de la organización de toda empresa, ya que las leyes nacionales e internacionales, como el RGPD, exigen cada vez más a las empresas. Nuestro sistema de gestión de la protección de datos ayuda a cumplir estos requisitos al tiempo que trabaja con gran eficacia y de forma digital.

Pero, ¿cómo funciona un sistema de gestión de la protección de datos? ¿Y puede un sistema de gestión de la protección de datos integrarse con éxito en una empresa y sus procesos? - Este artículo le dirá más.

¿Necesita ayuda o tiene preguntas abiertas sobre los sistemas de gestión de la protección de datos? Nuestro equipo está formado por expertos en protección de datos, informática y derecho. Estaremos encantados de asesorarle sobre la aplicación de la normativa de protección de datos en el marco de una primera consulta no vinculante. Póngase Póngase en contacto en cualquier momento.

Resumen de los hechos más importantes

• Cualquiera que procese datos personales debe garantizar la protección de datos según el RGPD. Normalmente, esto se hace a través de un sistema de gestión de la protección de datos.
• Los conceptos de protección de datos deben proporcionar información sobre cómo se aplica la protección de datos en la empresa. En este contexto, la empresa u otros organismos responsables pueden desarrollar individualmente medidas y sistemas adecuados.
• No existe una obligación legal explícita de utilizar un sistema de gestión de la protección de datos. Sin embargo, dada la abundancia de requisitos legales en materia de protección de datos, las empresas no tienen más remedio que implantar un sistema de gestión.

Definición: Sistema de gestión de protección de datos

Un sistema de gestión de protección de datos (abreviado SGDP) es una herramienta de organización que combina los requisitos legales y operativos para la protección de datos y los organiza, gestiona y controla sistemáticamente, garantizando así el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Precaución: Dado que el sistema de gestión de la protección de datos se abrevia a veces como SGD, existe un alto riesgo de confusión con el término sistema de gestión de documentos, cuya abreviatura es también SGD. Aunque el sistema de gestión de la protección de datos también incluye la organización de los documentos, el SGDP tiene un alcance mucho mayor y contiene bastantes más funciones que el SGD. Por lo tanto, es absolutamente necesario distinguir y diferenciar el contenido.

Un sistema de gestión de la protección de datos debe ayudar a crear una estructura clara dentro de la empresa y, al mismo tiempo, mantener el riesgo de infringir una normativa legal lo más bajo posible. De este modo, el sistema apoya la aplicación de la protección de datos utilizando medidas organizativas.

Responsables de la protección de datos - normalmente los directores generales- están obligados a cooperar con la autoridad de control a su solicitud y proporcionarle toda la información necesaria para su trabajo. En consecuencia, los responsables deben garantizar que las autoridades puedan informarse rápidamente sobre el cumplimiento de la protección de datos por parte de la empresa.

Por este motivo, el sistema de gestión de la protección de datos debe integrarse en los procesos de la empresa para que la protección de datos se integra en la estructura de la empresa de forma duradera, trazable y verificable .

RGPD y gestión de la protección de datos

Un sistema de gestión de la protección de datos no está mencionado explícitamente en el RGPD. Sin embargo, puede deducirse de las disposiciones.

Las empresas deben cumplir básicamente con sus obligaciones de documentación, sus obligaciones de rendición de cuentas y, en su caso, sus requisitos de los acuerdos de tramitación. Desde el punto de vista jurídico, estas obligaciones imperativas incluyen muchos requisitos para su aplicación. Esto hace que sea casi imposible para las empresas prescindir de un sistema de gestión de la protección de datos.

La función de un sistema de gestión de la protección de datos no es otra que identificar y eliminar los problemas de protección de datos y los factores de riesgo con el fin de proteger los datos personales. Aprender de los errores y optimizarlos en los procedimientos, las políticas y los procesos automatizados es también una parte esencial de un SGDP. Por razones de eficacia es aconsejable integrar un sistema de gestión de la protección de datos en los procesos de la empresa.

En este contexto, la gestión de la protección de datos se caracteriza por los requisitos legales del RGPD, que abarcan en particular los siguientes procesos

• Documentación del tratamiento de datos
• El acuerdo, la gestión y la documentación de las actividades de procesamiento encargadas
• Seguimiento de las medidas técnicas y organizativas
• Conceptos de autorización
• Conceptos de supresión
• Aplicación de la evaluación de impacto de la protección de datos
• Gestión de incidentes de protección de datos
• Comunicación con los interesados

Un sistema de gestión de la protección de datos sensato tiene en cuenta estos procesos empresariales y normativa legal que el RGPD impone a las empresas. Sin embargo, el SGDP solo es funcional si todos los departamentos de la empresa cooperan y trabajan juntos de forma eficaz. Nuestro sistema profesional trabaja con controles de tareas ágiles que reconocen y crean automáticamente dichos enlaces.

Mediante la aplicación del software para la gestión de la protección de datos, los requisitos legales de protección de datos pueden organizarse sistemáticamente. Un certificado delegado de la protección de datos suele realizar las tareas asociadas al software. Esta persona es la encargada de supervisar la aplicación de todos los requisitos legales en materia de protección de datos.

Por ejemplo, si la protección de datos se subcontrata a un delegado de protección de datos externo, o a una empresa de protección de datos el funcionario se ocupa de la aplicación, la evaluación y la documentación dentro del software correspondiente. En cualquier caso, sin embargo, la responsabilidad recae en la dirección de la empresa, que es responsable del cumplimiento legal del tratamiento de los datos personales.

Es bueno saberlo: Para distribuir bien las tareas complejas y aliviar al delegado de la protección de datos, puede ser útil que el software pueda realizar tareas específicas inteligentemente o al menos delegar de ellos.

Estructura del sistema de gestión de la protección de datos

El sistema de gestión de la protección de datos consta de varios componentes y procesos que varían según la empresa y el sector. Hemos recopilado una lista de los factores que pueden incluirse:

Análisis del proceso de tratamiento de datos

Su empresa debe analizar y clasificar primero todos los procesos de riesgo. Sólo entonces el sistema de gestión de la protección de datos puede elaborar una agenda de aplicación de medidas. Esta agenda muestra explícitamente qué requisitos de protección de datos deben ser priorizados y cómo pueden ser categorizados.

La aplicación de la agenda de protección de datos y su contenido comienza entonces. Este tipo de lista de tareas siempre muestra, en cualquier momento, qué tareas de protección de datos quedan por realizar y qué temas ya se están tratando.

Registro de actividades del tratamiento

Todas las actividades del tratamiento deben ser registradas y enumeradas para identificar y filtrar todos los procesos y riesgos. Para ello es necesario un registro exhaustivo de las actividades del tratamiento, que también está previsto en el Art. 30 del RGPD. De acuerdo con esto, el tratamiento de los datos personales también debe ser descrito detalladamente.

Medidas técnicas y organizativas

Además de las actividades de tratamiento, la aplicación de medidas técnicas y organizativas (TOM) también debe ser recopilada en un resumen (art. 32 del RGPD). Para el RGPD, esta documentación desempeña un papel esencial, ya que proporciona información sobre la seguridad de los datos de la empresa. Por tanto, las empresas están obligadas a documentar sus medidas técnicas y organizativas. Una documentación completa y detallada demuestra que se han tomado las medidas adecuadas.

Control de los acuerdos de transformación

Cada vez más empresas recurren a personas o empresas externas que procesan los datos en su nombre, que es permitido en virtud de la ley de protección de datos y mencionada explícitamente en el Art. 28 DEL RGPD. Sin embargo, un contrato de tramitación de pedidos es también un requisito legal.

En la práctica, cada vez más empresas utilizan estos procesadores para ahorrar recursos humanos y económicos. Sin embargo, incluso cuando el tratamiento se externaliza, las empresas deben supervisar y garantizar que el tratamiento de datos cumple con la legislación aplicable.

Los procesadores están obligados a cumplir las instrucciones al respecto y actúan como ayudantes de los que el cliente es responsable. Por lo tanto, es esencial integrar sus actividades en la gestión de la protección de datos.

Conceptos de retención o supresión

Específicos periodos legales de conservación se aplican a las empresas, por ejemplo, para las facturas. Los artículos 238, 257 y 261 del Código de Comercio alemán (HGB) son especialmente relevantes para comerciantes. La RGPD también contiene normas sobre la conservación de datos personales. Establece que los datos personales sólo pueden conservarse mientras exista una base jurídica para ello (art. 5 en relación con el art. 6 del RGPD).

Esto significa que los datos personales no pueden conservarse más allá de los plazos del HGB u otras leyes sin una razón justificada. La plataforma de protección de datos de Priverion lo tiene en cuenta; detecta e informa automáticamente cuando se han superado los plazos correspondientes. Además, un concepto de borrado debe surtir efecto cuando el plazo haya vencido.

Conceptos de emergencia

Como en todos los procesos empresariales, pueden producirse contratiempos y errores en la protección de datos. Tanto si se trata de problemas humanos como de programas informáticos, un sistema de gestión de la protección de datos debe siempre responder inmediatamente y tener una concepto listo cómo se pueden minimizar y resolver estos percances en materia de protección de datos. De este modo, el daño resultante se mantiene lo más bajo posible.

Directrices de protección de datos

En las empresas medianas, todos los empleados deben tener acceso a las directrices de protección de datos aplicables en todo momento. Por lo tanto, la dirección de la empresa debe resumir primero las normas de protección de datos operativas y legales en un aviso de protección de datos separado y luego ponerlo a disposición de todos los empleados.

Además, los empleados deben ser informados regularmente sobre la normativa y recibir la formación correspondiente, por ejemplo por delegados certificados de la protección de datos o instructores externos. Los documentos importantes en este contexto son, por ejemplo, el "Compromiso de Secreto de Datos" o el "Acuerdo de Uso de TI".

Derechos de los afectados

El RGPD concede amplios derechos a los afectados (art. 12-23 del RGPD). Para las empresas es importante, por ejemplo, el derecho a la información o para derecho a eliminar sus propios datos. Para conceder a un sujeto de datos sus derechos, las empresas necesitan un concepto para el tratamiento de las consultas o la forma de ponerse en contacto con los afectados en caso de emergencia. Para ello, deben definirse procesos en la SGDP para tratar con los afectados.

Realización y evaluación de las evaluaciones de impacto de la protección de datos

La evaluación de impacto de la protección de datos es un procedimiento similar al control previo de la Ley Federal de Protección de Datos alemana (BDSG). Se trata de un instrumento para la evaluación del riesgo de las distintas operaciones de transformación.

Antes de utilizar este tipo de procesos, debe realizarse una evaluación y un análisis del riesgo que supone el proceso en cuestión y de lo que puede mejorarse si el riesgo es elevado. Con ello se pretende evitar contratiempos en la protección de datos y proteger a los interesados.

Controles y auditorías de protección de datos

Para cumplir con las obligaciones de responsabilidad La protección de datos auditorías de protección de datos garantizan la revisión y el análisis de los procedimientos pertinentes a intervalos regulares.

También hay que informar y sensibilizar a los empleados sobre cuestiones importantes. Estos controles y auditorías de protección de datos deben ser registrados por escrito y archivados en el SGDP para no ser olvidados y poder aportar posteriormente una prueba de la auditoría.

Consulta de estado

Además de las auditorías de privacidad de datos, puede ser útil realizar discusiones sobre la situación con los empleados responsables en la empresa y con los delegados externos de la protección de datos. Con ello se pretende determinar el statu quo de la ley de protección de datos. El SGDP está destinado a servir para la documentación y el almacenamiento seguro de los registros de llamadas.

Formación de los empleados

En virtud del RGPD, las empresas y las autoridades públicas son responsables del cumplimiento de la protección de datos y también pueden ser responsables de ello. Dado que una empresa, como tal, no puede cumplir la protección de datos por sí misma, los empleados individuales son responsables de aplicarla en consecuencia.

Deben ser regularmente formados e informados, estar siempre al día y conocen todas las normas legales y operativas. Hay varias formas de hacerlo, como por ejemplo con formación en línea, boletines, circulares o talleres. Estas formaciones deben tener lugar regularmente y forman parte de un buen sistema de gestión de la protección de datos.

Crear un concepto eficaz de gestión de la protección de datos

Para cumplir con toda la normativa del RGPD, las empresas deben desarrollar un adecuado sistema de gestión de la protección de datos. Para ello, existe un software de gestión de la protección de datos ya preparado, como el de Priverion.

También puede desarrollar su propio concepto adaptado a las necesidades de su empresa. Lo mejor es elegir un procedimiento que compruebe y documente constantemente el cumplimiento de los principios de protección de datos.

Con nuestro software, usted está en el lado seguro porque es constantemente adaptado a las nuevas leyes y jurisdicciones. Además, disfrutará de las ventajas de los procesos digitales (por ejemplo, seguridad informática, acceso entre dispositivos, gestión automatizada de plazos).

El objetivo debe ser garantizar una protección y seguridad suficientes, evitar las brechas, asegurar una rápida recuperación de los datos en caso de incidente y minimizar el riesgo de un percance de protección de datos. Si quiere desarrollar su propio concepto de gestión de la protección de datos, debe proceder en los siguientes pasos:

1. nombrar y documentar Objetivos de protección de datos
2. crear un inventario (cuestiona el estado actual).
3. impulsar la aplicación (nombrar empleados responsables, delegar tareas, impartir formación, designar al delegado de la protección de datos de la empresa, crear nuevos documentos, establecer normas de protección de datos, aplicar los derechos de los interesados, etc.).
4. integrar las auditorías (controles de vigilancia y software, proveedores y empleados).
5. hacer mejoras (eliminar o minimizar los errores y riesgos identificados durante las revisiones).
6. reexaminar los procesos pertinentes y el statu quo (seguimiento de las mejoras como un ciclo continuo).

Ejemplo de un sistema de gestión de la protección de datos

No existe un patrón "correcto" para un sistema de gestión de la protección de datos, ya que un sistema sostenible y productivo se adapta siempre a las necesidades de su empresa. Por ello, muchas empresas trabajan con un sistema basado en software que detecta los errores mediante inteligencia artificial u otros automatismos y los controla y mejora automáticamente.

Como alternativa, las empresas también pueden organizar la protección de datos análogamente con la ayuda del personal. Para ello, primero deben determinar todas las tareas y discutir los procedimientos antes de asignarlas a los empleados individuales.

Sin embargo, en las empresas más grandes, es aconsejable utilizar un software que pueda hacer frente a la multitud de normas de protección de datos. De lo contrario, la ejecución y distribución de las tareas puede resultar rápidamente confusa. Además, los empleados también deben encargarse de las tareas de protección de datos. El software nunca debe utilizarse solo para la protección de los datos, sino que se trata de una interacción entre lo digital y lo analógico cumplimiento de las obligaciones de protección de datos.

Conclusión: Sistema de gestión de la protección de datos según el RGPD

El creciente número de normativas de protección de datos hace que sea casi imposible para las empresas prescindir de un sistema de gestión de la protección de datos. La creación de dicho sistema implica mucho trabajo y puede adaptarse individualmente a la empresa y a su actividad o industria.

Aunque la protección de datos no suele ser el núcleo de la actividad empresarial, no debe descuidarse en la empresa. Por el contrario, todos los empleados deberían participar en el desarrollo de un sistema eficaz de gestión de datos. En cualquier caso, la mera puesta en marcha de un sistema de gestión de la protección de datos no protege contra multas, (por ejemplo, en caso de tratamiento ilícito, Art. 77-84 RGPD).

Las empresas que están bien posicionadas para cumplir sus obligaciones de protección de datos y documentar y estructurar sus procesos están en terreno seguro. Un buen concepto previene el incumplimiento de las obligaciones, y un sólido sistema de gestión de la protección de datos también se tiene en cuenta a la hora de evaluar las multas.

¿Tiene preguntas sobre la protección de datos o la creación de un sistema de gestión de la protección de datos adecuado? ¿Quiere saber más sobre las ventajas de la plataforma de protección de datos Priverion? Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle. En una reunión no vinculante responderemos a todas sus preguntas sobre protección de datos, informática y legislación.