Sistema de Gestión de Datos Personales: Lo que las empresas deben saber

La protección de datos es una parte cada vez más importante de la organización de cualquier empresa. Entre otras cosas, porque las leyes nacionales e internacionales, como la RGPD, imponen requisitos cada vez más exigentes a las empresas. Nuestro sistema de gestión de datos personales ayuda a cumplir estos requisitos al tiempo que se trabaja con gran eficacia y de forma digital.

Pero, ¿cómo funciona un sistema de gestión de datos personales y puede integrarse con éxito en una empresa y sus procesos? - En este artículo encontrará más información.

Los hechos más importantes en resumen
  • Cualquiera que procese datos personales tiene el deber de garantizar la protección de datos de acuerdo con el RGPD. Como regla general, esto se hace a través de un sistema de gestión de datos personales.
  • Los conceptos de protección de datos deben proporcionar información sobre cómo se implementa la protección de datos en la empresa. Las medidas y sistemas adecuados pueden ser desarrollados individualmente por la empresa u otros organismos responsables.
  • No existe una obligación legal explícita de utilizar un sistema de gestión de datos personales. Sin embargo, con la abundancia de requisitos legales para la protección de datos, las empresas no pueden evitar un sistema de gestión integral.
Definición: Sistema de Gestión de Datos Personales

Un sistema de gestión de datos personales (SGDP) es una herramienta organizativa que reúne los requisitos legales y operativos para la protección de datos y los organiza, gestiona y controla sistemáticamente, garantizando así el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.

Atención: Dado que el sistema de gestión de datos personales a veces se abrevia como SGD, existe un alto riesgo de confusión con el término sistema de gestión de documentos, cuya abreviatura también es SGD. Aunque el sistema de gestión de datos personales también incluye la organización de documentos, el SGDP tiene un alcance mucho mayor e incluye bastantes más funciones que el SGD. Por lo tanto, aquí se requiere urgentemente una clara delimitación y diferenciación en términos de contenido.

Un sistema de gestión de datos personales debe ayudar a crear una estructura clara dentro de la empresa y, al mismo tiempo, mantener lo más bajo posible el riesgo de infringir una normativa legal. Así, el sistema apoya la aplicación de la protección de datos con medidas organizativas.

Los responsables de la protección de datos -que suelen ser los directores generales- están obligados a cooperar con la autoridad de control competente a petición de ésta y a facilitarle toda la información necesaria para su trabajo. En consecuencia, los responsables deben garantizar que las autoridades puedan convencerse fácilmente del cumplimiento de la protección de datos por parte de la empresa.

Por lo tanto, el sistema de gestión de datos personales debe integrarse en los procesos empresariales de tal manera que la protección de datos se integre en la estructura de la empresa de forma duradera, comprensible y verificable.

RGPD y gestión de la protección de datos

El RGPD no menciona explícitamente un sistema de gestión de datos personales. Sin embargo, puede deducirse de algunas disposiciones que sí existe un requisito legal para dicho sistema.

En principio, las empresas deben cumplir sus obligaciones de documentación, obligaciones de rendición de cuentas y, si procede, requisitos para los acuerdos de tramitación. Desde un punto de vista jurídico, estas obligaciones generales contienen multitud de requisitos para su aplicación. Esto hace casi imposible que las empresas puedan gestionarlas sin un sistema de gestión de datos personales.

La función de un sistema de gestión de datos personales no es sólo reconocer y eliminar los problemas y factores de riesgo de la protección de datos con el fin de proteger los datos personales. Aprender de los errores y optimizarlos dentro de los procedimientos, políticas y procesos automatizados es también una parte esencial de un SGDP. Por razones de eficacia es aconsejable integrar un sistema de gestión de datos personales en los procesos de la empresa.

La gestión de la protección de datos se caracteriza por los requisitos legales del RGPD, que cubren en particular los siguientes procesos:

  • Documentación del tratamiento de datos
  • Acuerdo, gestión y documentación de las actividades de tratamiento encargadas
  • Supervisión de las medidas técnicas y organizativas
  • Conceptos de autorización
  • Conceptos de borrado
  • Realización de evaluaciones de impacto de la protección de datos
  • Gestión de incidentes relacionados con la protección de datos
  • Comunicación con los afectados

Un sistema de gestión de datos personales sensato tiene en cuenta estos procesos corporativos y las normativas legales que el RGPD impone a las empresas. Sin embargo, el SGDP solo es funcional si todos los departamentos de la empresa cooperan entre sí y colaboran eficazmente. Por ello, nuestra plataforma Priverion funciona con controles de tareas ágiles que reconocen y crean automáticamente dichos vínculos.

La implementación del software de gestión de datos personales permite organizar sistemáticamente los requisitos legales de protección de datos. Las tareas asociadas al software suelen ser asumidas por un delegado de protección de datos certificado. Esta persona se encarga de supervisar la aplicación conforme a la protección de datos de todos los requisitos legales

Si la protección de datos se subcontrata a un delegado de protección de datos externo o a una empresa de protección de datos, el delegado se ocupa de la aplicación, evaluación y documentación dentro del software correspondiente. En cualquier caso, la responsabilidad recae en la dirección de la empresa responsable del tratamiento de datos personales conforme a la ley.

Conviene saberlo: Para distribuir bien las tareas complejas y aliviar al delegado de la protección de datos, puede ser útil que el software pueda gestionar ciertas tareas de forma inteligente o, al menos, delegarlas .

Estructura del sistema de gestión de datos personales

El sistema de gestión de datos personales consta de distintos componentes y procesos, que pueden variar en función de la empresa y el sector. Hemos elaborado una lista de los factores que pueden incluirse:

Análisis del proceso de tratamiento de datos

En primer lugar, su empresa debe analizar y clasificar todos los procesos de riesgo. Sólo entonces el sistema de gestión de datos personales puede elaborar un programa de aplicación de medidas. Esto muestra específicamente qué requisitos de protección de datos deben priorizarse y cómo pueden clasificarse.

A continuación, comienza la aplicación de la agenda de protección de datos y su contenido. Este tipo de lista de tareas siempre muestra, en cualquier momento, qué tareas de protección de datos quedan por implementar y qué temas ya se están abordando.

Registro de actividades de tratamiento

Para identificar y filtrar todos los procesos y riesgos, es necesario registrar y enumerar todas las actividades de tratamiento. Esto requiere un registro exhaustivo de las actividades de tratamiento, que también está previsto en el artículo 30 del RGPD. De acuerdo con esto, el tratamiento de datos personales también debe describirse detalladamente.

Medidas técnicas y organizativas

Además de las actividades de tratamiento, también debe recopilarse en un resumen la aplicación de medidas técnicas y organizativas (MTO) (Art. 32 del RGPD). Para el RGPD, esta documentación desempeña un papel esencial, ya que proporciona información sobre la seguridad de los datos de la empresa. Por lo tanto, las empresas están obligadas a documentar su MTO. Una documentación completa y detallada proporciona pruebas de que se toman las medidas adecuadas para la protección.

Control de los acuerdos de procesamiento

Cada vez son más las empresas que recurren a personas o empresas externas para el tratamiento de datos en su nombre. Esto está permitido por la ley de protección de datos y también se menciona explícitamente en el artículo 28 del RGPD. Sin embargo, un acuerdo de procesamiento de contrato también es un requisito legal.

En la práctica, cada vez más empresas recurren a este tipo de procesadores para ahorrar recursos humanos y económicos. Sin embargo, incluso cuando el tratamiento se externaliza, las empresas deben supervisar y garantizar que el tratamiento de datos cumple la legislación aplicable.

Los procesadores están sujetos a instrucciones a este respecto y actúan como auxiliares de los que son responsables los mandantes. Por lo tanto, es importante integrar también sus actividades en la gestión de la protección de datos.

Conceptos de retención y borrado

A las empresas se les aplican determinados plazos legales de retención, por ejemplo para las facturas. Para los comerciantes, son especialmente relevantes los artículos 238, 257 y 261 del Código de Comercio. El RGPD también contiene normas sobre la conservación de datos personales. Establece que los datos personales sólo podrán conservarse mientras exista una base jurídica para ello (art. 5 en relación con el art. 6 RGPD).

Esto significa que los datos personales no pueden conservarse más allá de los plazos del Código de Comercio u otras leyes sin una buena razón. La plataforma Priverion tiene esto en cuenta; detecta e informa automáticamente cuando se han superado los plazos correspondientes. Además, un concepto de borrado debe surtir efecto cuando se haya superado el plazo.

Conceptos de contingencia

Como en todos los procesos empresariales, en la protección de datos pueden producirse percances y errores. Independientemente de si están relacionados con el ser humano o con el software, un sistema de gestión de datos personales debe reaccionar siempre de inmediato y tener listo un concepto adecuado sobre cómo pueden minimizarse y resolverse estos percances en la protección de datos. De este modo, el daño resultante se mantiene lo más bajo posible.

Directrices de protección de datos

En las medianas empresas, es importante que todos los empleados tengan acceso en todo momento a las directrices de protección de datos aplicables. Por lo tanto, la dirección de la empresa debe resumir primero las normas operativas y legales de protección de datos en su propia política de protección de datos y, a continuación, ponerla a disposición de todos los empleados.

Además, los empleados deben ser informados periódicamente sobre la normativa y formados en consecuencia, por ejemplo por delegados certificados de protección de datos o instructores externos. Documentos importantes en este contexto son, por ejemplo, el "Compromiso de secreto de los datos" o el "Acuerdo de uso de TI".

Derechos de los afectados

El RGPD concede amplios derechos a los afectados (art. 12-23 RGPD). Para las empresas es relevante, por ejemplo, el derecho a la información o el derecho a borrar los propios datos. Para conceder a un afectado sus derechos, las empresas necesitan un concepto de cómo se procesan las solicitudes o cómo se puede contactar con los afectados en caso de emergencia. Para ello, deben definirse procesos en el SGDP para tratar con los afectados.

Realización y evaluación de las evaluaciones de impacto de la protección de datos

La evaluación de impacto de la protección de datos es un procedimiento similar al control previo de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG). Es un instrumento para la evaluación de riesgos de operaciones de tratamiento individuales.

Antes de utilizar dichos procesos, debe realizarse una evaluación y analizarse qué riesgo plantea el proceso individual y qué puede mejorarse en caso de riesgo elevado. Con ello se pretende evitar percances en la protección de datos y proteger a los afectados.

Auditorías de control y protección de datos

Para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas de la empresa, todos los procesos de protección de datos deben documentarse en la SGDP y controlarse continuamente. Las denominadas auditorías de protección de datos garantizan que los procedimientos pertinentes se revisen y analicen a intervalos regulares.

También se debe informar y sensibilizar a los empleados sobre cuestiones importantes. Estas comprobaciones y auditorías de protección de datos deben registrarse por escrito y archivarse en la SGDP para que no se olviden y para poder aportar pruebas de la auditoría más adelante.

Consulta de estado

Además de las auditorías de protección de datos, puede ser útil mantener conversaciones de estado con los empleados responsables de la empresa y los delegados externos de protección de datos a intervalos regulares. Se trata de determinar el status quo en cuanto a la ley de protección de datos. La SGDP debe servir para documentar y almacenar de forma segura las actas de las discusiones.

Formación de los empleados

En virtud del RGPD, las empresas y las autoridades públicas son responsables del cumplimiento de la protección de datos. Dado que una empresa como tal no puede cumplir con la protección de datos por sí misma, los empleados individuales son responsables de aplicarla en consecuencia.

Para estar siempre al día y conocer todas las normativas tanto legales como de la empresa, deben recibir formación e información periódicas. Hay varias formas de hacerlo, como formación en línea, boletines, circulares o talleres. Estas formaciones deben tener lugar con regularidad y forman parte de un buen sistema de gestión de la protección de datos.

Crear un concepto eficaz de gestión de la protección de datos

Para cumplir con todas las normativas del RGPD, las empresas deben desarrollar un sistema de gestión de protección de datos adecuado. Para ello, existe software de gestión de protección de datos ya preparado, como el de Priverion, y proveedores que se encargan de una SGDP en la empresa.

Otra posibilidad es desarrollar un concepto propio, adaptado exactamente a las necesidades de la empresa. Lo mejor es elegir un procedimiento que compruebe y documente constantemente el cumplimiento de los principios de protección de datos.

Con nuestro software estará en el lado seguro, porque se adapta constantemente a las nuevas leyes y jurisdicciones y, por tanto, es completo. Además, aquí disfrutará de las ventajas de los procesos digitales (por ejemplo, seguridad informática, acceso entre dispositivos, gestión automatizada de plazos).

El objetivo debe ser garantizar una protección y seguridad suficientes, evitar infracciones, asegurar la rápida recuperación de los datos en caso de incidente y minimizar el riesgo de un percance en la protección de datos. Si desea desarrollar su propio concepto de gestión de datos personales, debe seguir los siguientes pasos:

  1. Defina y documente los objetivos en materia de protección de datos.
  2. Haga balance de la situación actual (cuestione el estado actual).
  3. Impulsar la implementación (nombrar empleados responsables, delegar tareas, impartir formación, designar un delegado de protección de datos en la empresa, crear nuevos documentos, establecer normas de protección de datos, implantar los derechos de los afectados, etc.).
  4. Integrar las auditorías (supervisión y controles de programas informáticos, proveedores y empleados).
  5. Introducir mejoras (eliminar o minimizar los errores y riesgos detectados durante las revisiones).
  6. Reexaminar los procesos pertinentes y el statu quo (seguido de mejoras como ciclo continuo).
Modelo de un sistema de gestión de la protección de datos

No existe un modelo "correcto" para un sistema de gestión de datos personales, porque un sistema sostenible y productivo siempre se adapta individualmente a las necesidades de su empresa. Por ello, muchas empresas trabajan con un sistema basado en software que utiliza inteligencia artificial u otros automatismos para detectar errores y controlarlos y mejorarlos automáticamente.

Como alternativa, las empresas también pueden organizar la protección de datos de forma análoga con la ayuda de personas. Para ello, primero hay que determinar todas las tareas y discutir los procedimientos antes de asignarlas a cada empleado.

Sin embargo, especialmente en las grandes empresas, es aconsejable utilizar un software que pueda hacer frente a la multitud de normativas de protección de datos. De lo contrario, la aplicación y distribución de tareas puede resultar confusa rápidamente. Además, las tareas de protección de datos también deben encomendarse a los empleados. El software nunca debe utilizarse solo para la protección de datos, sino que se trata de una interacción entre el cumplimiento digital y analógico de las obligaciones de protección de datos.

Conclusión

El creciente número de normativas de protección de datos hace que sea casi imposible para las empresas gestionarse sin un sistema de gestión de datos personales. La creación de un sistema de este tipo implica mucho trabajo y puede adaptarse individualmente a la empresa y a sus actividades o sector.

Aunque la protección de datos no suele ser el núcleo de las actividades de la empresa, no debe descuidarse en ella. Más bien, todos los empleados deberían participar en el desarrollo de un sistema eficaz de gestión de datos. En cualquier caso, la mera puesta en marcha de un sistema de gestión de datos personales no protege contra las multas (por ejemplo, en caso de tratamiento ilícito, art. 77-84 del RGPD).

Las empresas que están bien posicionadas para cumplir sus obligaciones de protección de datos y documentar y estructurar sus procesos están en terreno seguro. Un buen concepto no sólo previene el incumplimiento de las obligaciones: un buen sistema de gestión de datos personales también se tiene en cuenta a la hora de evaluar las multas.

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