Como resultado de la creciente digitalización, el flujo de datos también aumenta constantemente. En consecuencia, el cumplimiento de la protección de datos y la seguridad de los mismos son cada vez más importantes para las empresas, lo que también ha sido reconocido por los responsables políticos desde hace varios años.
Sin embargo, el uso de tecnologías y procesos automatizados conlleva un riesgo para la protección de datos. Las empresas deben ser muy conscientes durante la recogida, el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales.
Una estrategia de cumplimiento de la protección de datos puede ayudar a cumplir los requisitos legales y proporcionar una visión general del estado de las operaciones y procesos de tratamiento. Este artículo mostrará qué requisitos deben completarse con arreglo al RGPD y cuál es la mejor manera de proceder.
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Resumen de los hechos más importantes
- El cumplimiento significa la integración de directrices en la empresa para cumplir con los requisitos legales.
- Parte de ese cumplimiento corporativo es también la protección de datos, cuyo objetivo principal es proteger los datos personales.
- El cumplimiento de la protección de datos ayuda a integrar las estructuras y los procesos de la empresa que trabajan juntos para formar un sistema de gestión de cumplimiento integral y así permitir el cumplimiento del RGPD.
- La protección de datos también desempeña un papel en otras medidas de cumplimiento. Para ello, los responsables de cumplimiento sino también daños para su delegados de protección de datos colaboran estrechamente.
Definición: Cumplimiento de la protección de datos
El término cumplimiento. El término cumplimiento se entiende como la observancia de todas las leyes y directrices pertinentes para las empresas. Esto incluye normas tanto a nivel nacional como internacional (en este caso, especialmente la legislación de la UE). Además de las normas pertinentes del derecho mercantil y empresarial, esto incluye también el derecho penal sino también daños para su ley de protección de datos. En los países de la UE, el RGPD es especialmente importante.
Los llamados responsables de cumplimiento comprueban la conducta legal de la empresa en todas las áreas de negocio: desde los requisitos de la legislación laboral en el departamento de recursos humanos hasta las prácticas de facturación en ventas o la protección de datos entre departamentos. En el marco de la gestión de la protección de datos, se crean los procesos necesarios para aplicar y garantizar los requisitos esenciales de la protección de datos a la hora de planificar, establecer y operar el tratamiento de datos.
Es necesario adoptar medidas eficaces de protección de los datos personales para garantizar que la privacidad de los datos en la empresa se ajuste a la ley. Se trata de datos explícitamente sensibles que afectan a los derechos de las personas físicas.
Es bueno saberlo: Los datos sensibles de la empresa son principalmente irrelevantes para la normativa legal. Incluso si las empresas están interesadas en proteger secretos (como los secretos de empresa), estos no desempeñan ningún papel en la aplicación del GDPR. El GDPR -una norma uniforme de protección de datos a nivel de la UE- sustituyó a las leyes nacionales de protección de datos en mayo de 2018. Por lo tanto, el GDPR debe guiar a cualquiera que desee cumplir con los requisitos legales.
Por lo tanto, el cumplimiento de la protección de datos significa la adhesión a las normas de protección de datos en las empresas. El objetivo central es proteger a las personas afectadas, evitar los riesgos de responsabilidad de las empresas y prevenir los daños de imagen como consecuencia de la filtración de datos y el tratamiento de datos no autorizado. Por lo tanto, la seguridad de los datos en una empresa tiene una influencia directa en su reputación.
Debido al avance de la digitalización y de los procesos empresariales modernos, no es posible una estrategia de cumplimiento sin tener en cuenta el RGPD. Por lo tanto, se requiere un sistema eficaz de gestión del cumplimiento de la protección de datos, que debe ser supervisado continuamente y desarrollado después de su aplicación.
Cumplimiento de la protección de datos según el RGPD
El RGPD exige que el tratamiento de los datos personales se organice de forma que las empresas puedan demostrar el cumplimiento de los requisitos legales en cualquier momento (el llamado accountability, Art. 5 párrafo 2 del RGPD).
Esto se refiere a todos los principios de procesamiento de datos consagrados en la ley:
- Legalidad, tratamiento de buena fe, transparencia
- Principio de limitación de la finalidad
- Minimización de datos
- Exigencia de la exactitud de los datos
- Principio de limitación del almacenamiento
- Integridad y confidencialidad
Por tanto, las empresas deben sopesar qué medidas pueden adoptar para cumplir determinados requisitos. También deben tenerse en cuenta otros factores como las posibilidades técnicas, los costes, el tipo y el alcance del tratamiento de datos y la gravedad del riesgo. El objetivo es minimizar el flujo de datos y proteger los derechos de los afectados.
Implemente estas medidas técnicas y organizativas en su empresa para supervisarlos continuamente y mejorarlos en caso necesario. En muchos casos, la visión neutral de un delegado de protección de datos externo identifica inmediatamente errores típicos o procesos ineficaces.
Entre otras cosas, está obligado a mantener un registro de las actividades de tratamiento (art. 30 del RGPD). La creación y el mantenimiento periódico de este registro requiere mucho tiempo, pero le permite lograr un cumplimiento de la protección de datos específico y eficaz a largo plazo.
Para algunos procesos, también debe realizar una evaluación de impacto (art. 35 del RGPD). Ante la abundancia de obligaciones en materia de protección de datos, puede ser útil contratar a un delegado de protección de datos, que incluso es obligatorio en algunos casos (art. 37 del RGPD).
Además, deben integrarse mecanismos para notificar a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas en caso de violación de la protección de datos o de otro tipo (art. 33 del RGPD). Además, puede ser necesario notificar a las personas afectadas por la violación de datos, (art. 34 del RGPD). En general, las empresas deben cooperar e intercambiar información tanto con las autoridades de control competentes como con los afectados.
EL RGPD: Los derechos de los afectados tienen una importancia fundamental
Las empresas también deben respetar los derechos de los afectados (art. 12-22 del RGPD). Entre ellas se encuentran, por ejemplo:
- la obligación de informar
- la obligación de informar sobre la recogida de datos
- la revocación de consentimiento
- el derecho a la información
- el derecho a la supresión de datos
- el derecho a la portabilidad de los datos
Los afectados también deben poder ponerse en contacto con su empresa lo antes posible y encontrar allí a una persona de contacto competente que sea responsable de los asuntos de protección de datos en la práctica. El Priverion portal de protección de datos es una herramienta útil en este sentido.
Gestión del cumplimiento de la privacidad de los datos para las empresas
Antes de ocuparse de la aplicación de las leyes de protección de datos e implementar las medidas correspondientes en sus procesos, debería hacer un balance. Para ello, observe detenidamente el statu quo y comience por analizar el estado actual de su cumplimiento de la protección de datos.
Así es como puedes proceder:
- Identificar y documentar las operaciones de tratamiento de datos existentes (también se puede crear al mismo tiempo un registro de actividades de tratamiento).
- Comprobar la eficacia sino también daños para su cumplimiento de la legislación de la organización existente
- Someter los procesos internos de la empresa a un análisis de riesgo
En el mejor de los casos, su inventario dará como resultado una necesidad de adaptación, que ahora puede desglosarse en pasos de acción más pequeños e individuales y luego aplicarse. Es importante definir y delimitar claramente las responsabilidades y documentar los plazos.
En la mayoría de los casos, es inevitable dar prioridad a ciertos cambios debido al alcance de las medidas: Para ello, debe analizarse qué áreas conllevan un mayor riesgo y dónde es más probable que se produzca una violación de la protección de datos.
En este punto, se puede llevar a cabo una evaluación de impacto conforme al RGPD, que proporciona información sobre el riesgo de las actividades individuales. Además, debe considerar qué actividades de procesamiento sino también daños para su recopilación de datos son necesarias y útiles y dónde se puede minimizar el volumen de datos para reducir el riesgo legal.
La RGPD exige que sólo se recopilen, procesen y almacenen los datos necesarios, pero cuantos menos datos haya en circulación, menor será el riesgo. trabajo sino también daños para su riesgo de responsabilidad para las empresas.
Política interna de protección de datos para empresas
Después de haber implantado con éxito las medidas de protección de datos, es importante establecer una política interna para que las futuras revisiones se lleven a cabo de forma continua. Está en la naturaleza de las estructuras empresariales cambiar con los tiempos.
Para garantizar que la reestructuración u otros cambios en los procesos de trabajo, las organizaciones o las condiciones técnicas no den lugar a infracciones de la protección de datos o olvido de las medidas de cumplimiento, éstas deben comprobarse periódicamente y ajustarse en caso necesario.
También es necesario un código de conducta claro o una lista de comprobación interna para las investigaciones internas sobre posibles infracciones de la normativa, a fin de garantizar soluciones uniformes. Si usted o sus empleados sospechan que las medidas de cumplimiento no se han aplicado o no se han aplicado correctamente, hay que aclarar el incidente inmediatamente e imponer sanciones en caso de duda. Para evitar infracciones, sus empleados deben ser sensibilizados preventivamente sobre el tema y recibir formación sobre el cumplimiento de la protección de datos y las medidas a seguir.
Permita que sus equipos hagan comentarios relacionados con el evento, reciban asistencia y hagan sugerencias de mejora. De este modo, podrá mejorar continuamente el cumplimiento de la protección de datos y crear un ambiente de trabajo agradable.
¿Qué es un sistema de cumplimiento de la privacidad de los datos?
El sistema de cumplimiento de la privacidad de los datos combina las medidas adoptadas para la privacidad de los datos en la empresa. En otras palabras, se trata de desarrollar un sistema que funcione para aplicar eficazmente la legislación sobre privacidad de datos.
El sistema constituye la interfaz entre la protección de datos y el cumplimiento de la normativa en su empresa. Esto incluye muchos factores diferentes que influyen en las medidas y procedimientos. A continuación explicamos dos de los factores más importantes.
Medidas técnicas y organizativas (TOM)
Las medidas técnicas y organizativas (TOM, por sus siglas en inglés) desempeñan un papel especial en la protección de datos. Sin embargo, también son importantes para la seguridad de la información, el área que se ocupa de los datos no personales (por ejemplo, los internos de la empresa, los secretos empresariales y los datos técnicos).
El objetivo es también proteger los activos de la empresa. Mientras que las TOM en materia de seguridad de la información no son obligatorias, sino que se aplican por el propio interés de la empresa, existen claros requisitos de protección de datos del RGPD (art. 32 del RGPD).
El RGPD exige que se integren, documenten y supervisen sino también daños para su normas de protección adecuadas para proteger los datos personales en la empresa. Por lo tanto, para que el cumplimiento sea efectivo, es inevitable elegir un TOM estructurado y, si es posible,
El sistema de denuncia
La Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades obliga a las empresas de 50 o más empleados y al sector público a establecer sistemas de denuncia de irregularidades. Este sistema permite a los empleados hacer denuncias personalizadas o anónimas sobre infracciones específicas o delitos en la empresa. Los Estados miembros de la UE están obligados a promulgar sus propias leyes nacionales para proteger a los denunciantes.
Pero incluso antes de que las disposiciones legales entraran en vigor, un sistema de denuncia de irregularidades era una importante herramienta de cumplimiento. Muchas empresas que cotizan en bolsa llevan años trabajando con estos sistemas para proteger su reputación. Como parte del sistema de cumplimiento, los sistemas de denuncia garantizan que los riesgos y las infracciones se comuniquen internamente y puedan así combatirse en una fase temprana.
La palabra clave de la protección de datos en este caso es -. anónimo. Porque esta estrategia de cumplimiento sólo funciona si la identidad del denunciante permanece en secreto. Es cierto que la nueva Ley de Protección de los Denunciantes, que pronto se promulgará en Alemania, no da prioridad a los denunciantes anónimos. Sin embargo, confiar en el anonimato para obtener información valiosa sin revelar la identidad del denunciante ha demostrado ser eficaz.
Aunque el ambiente de trabajo en la empresa sea supuestamente bueno, a nadie le gusta admitir sus errores, regañar a un compañero o criticar el comportamiento en la sala de dirección. En consecuencia, para aplicar los requisitos legales, se necesita un sistema que permita soluciones internas sin afectar negativamente a las partes implicadas (por ejemplo, mediante sanciones).
Cumplimiento de la privacidad de los datos: ¿Quién es el responsable?
En principio, todos en las empresas son responsables de aplicar la protección de datos y el cumplimiento de la normativa en su área. Al fin y al cabo, la mayoría de los empleados realizan tareas que tocan la ley de protección de datos o tienen interfaces con ella.
Sin embargo, dado que la empresa es responsable de las infracciones de la ley de protección de datos, es necesario estructurar un departamento separado o un equipo de cumplimiento que se ocupe principalmente de este tema. Un responsable de cumplimiento o gerente de cumplimiento suele actuar en calidad de gestor.
Tareas de los gerentes de cumplimiento
Los responsables de cumplimiento comprueban el cumplimiento de las leyes, directrices y reglamentos aplicables, así como otras obligaciones de la empresa. Desarrollan sistemas de gestión del cumplimiento y utilizan herramientas informáticas adecuadas para apoyar el cumplimiento.
En la mayoría de los casos, los responsables de cumplimiento reciben formación jurídica o proceden del sector privado. También es importante que los responsables del cumplimiento de la normativa reciban periódicamente formación complementaria y se mantengan así al día con respecto a la normativa de protección de datos.
Tareas de los delegados de la protección de datos
En cambio, los delegados de protección de datos son los responsables de la protección de datos en la empresa. No participan necesariamente en las operaciones, sino más bien en calidad de asesores. Además de analizar la seguridad de los datos en la empresa, como expertos hacen ciertas recomendaciones de actuación o posibles mejoras y supervisan lo que ocurre en la empresa en cuanto a la ley de protección de datos.
Muchas empresas confían aquí en un delegado de protección de datos externo, ya que su función de control está garantizada por la posición externa neutral. Los que recurren a delegados de protección de datos externos tienen la ventaja de que no necesitan formación, sino que ya tienen un conocimiento profundo de la protección de datos. A diferencia de los delegados de protección de datos internos, que pueden sentirse vinculados a la empresa, los externos tienen una visión objetiva de la misma.
Como se ha mencionado anteriormente, existe una interfaz directa entre la protección de datos y el cumplimiento de la normativa, por lo que los delegados de la protección de datos y los equipos de cumplimiento de la normativa siempre colaboran estrechamente. Además de los acuerdos sobre el cumplimiento específico de la protección de datos, la colaboración también puede ayudar a trasladar las medidas adoptadas aquí a otros ámbitos.
Conclusión
La práctica demuestra que las estructuras de gestión del cumplimiento existentes a menudo no cumplen los requisitos legales del RGPD. Sin embargo, el aumento del tratamiento de datos, especialmente a nivel automatizado, hace inevitable una buena estrategia de cumplimiento de la protección de datos. Por lo tanto, las empresas no deben considerar las cuestiones de protección de datos como un problema para el futuro, sino que deben ocuparse de ellas intensamente hoy para estar preparadas para el futuro.
El cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos no es una carga costosa y burocrática, sino una excelente manera de mejorar la confianza en la empresa y proteger su reputación. Los propietarios de las empresas deben ser igualmente conscientes de que las infracciones de la normativa sobre privacidad de datos pueden dar lugar a delicadas sanciones. Al fin y al cabo, la protección de datos no sólo consiste en proteger a las personas afectadas, sino también a la empresa del daño a su imagen y de los riesgos de responsabilidad.
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