Datenschutz ist heute eines der zentralen Themen in Unternehmen. Beschäftigen Sie als Betrieb mindestens 20 Mitarbeiter die sich ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, müssen Sie im Rahmen der Sicherstellung und des Einhaltung aller Bestimmungen des Datenschutzes einen Datenschutzbeauftragten in Deutschland bestellen.
Zu finden ist die genaue Regelung, wann ein Datenschutzbeauftragter extern oder intern verpflichtend ist, im § 38 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):
Ergänzend zu Artikel 37 Absatz 1 Buchstabe b und c der Verordnung (EU) 2016/679 benennen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Nehmen der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegen, oder verarbeiten sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung, haben sie unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung beschäftigten Personen eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Als Entscheidungsgrundlage für einen Datenschutzbeauftragten extern oder intern dienen unter anderem signifikante Unterscheidungen. So ist ein interner Datenschutzbeauftragter meist ein Mitarbeiter, der sich zum Datenschutzbeauftragten ausbilden und regelmässig weiterbilden lässt. Bei einem externen Datenschutzbeauftragten werden die Leistungen bei einem aussenstehenden spezialisierten Anbieter gebucht, der sich ausserhalb der Unternehmensstruktur um den Datenschutz kümmert.
Generell hat der Datenschutzbeauftragte extern oder intern die Aufgabe sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich des Datenschutzes wie der DSGVO oder BDSG eingehalten werden. Dabei überwacht und kontrolliert dieser die Prozesse. Er setzt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen um und steht als Berater der Führungsebene, dem Betriebsrat und Mitarbeitern sowie externen Partnern wie Lieferanten und Kunden zur Verfügung. Zudem ist er Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde. Darüber hinaus muss ein Datenschutzbeauftragter extern oder intern laufend die Unterrichtung und allgemeinen Aufklärung über datenschutzrechtliche Pflichten im Unternehmen sicherstellen.
Viele Unternehmen stehen im Zuge des Datenschutzes vor der Frage, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten extern oder intern bestellen sollen. Beide Lösungen bringen Vor- und Nachteile mit sich:
Ein Datenschutzbeauftragter intern bringt den Vorteil mit, dass er sich im Unternehmen auskennt und genauen Einblick in die Strukturen und Prozesse hat. Er kann eine direkte Kommunikation sicherstellen. Es besteht jedoch die Gefahr der Betriebsblindheit. Im Gegensatz dazu bietet ein externer Datenschutzbeauftragter den Vorteil, dass es sich in der Regel um eine neutrale Person handelt, die eine Dienstleistung für das Unternehmen erbringt. Damit wird eine Betriebsblindheit ausgeschlossen.
Während der externe Datenschutzbeauftragte als Vorteil alle erforderlichen Qualifikationen mitbringt, muss ein Datenschutzbeauftragter intern sich entsprechend weiterbilden und laufend fortbilden. Jedoch ist das Vertrauen in einen eigenen Mitarbeiter meist höher.
In Sachen Haftung bringt der externe Datenschutzbeauftragte einen Vorteil mit, denn mit der Aufgabenübergabe werden auch Haftungsrisiken übernommen. Bei einer internen Bestellung bleiben diese beim Unternehmen selbst.
Bei der Frage nach einem Datenschutzbeauftragten extern oder intern beansprucht eine eigene Arbeitskraft einen umfassenden Kündigungsschutz. Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten gemäss den Vertragsbedingungen kann meist auch kurzfristig beendet werden. Jedoch zahlt sich beim Datenschutz ohnehin eine langfristige Zusammenarbeit aus. Renommierte Anbieter setzen auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und eine lange, fruchtbare Geschäftsbeziehung.
Auch auf die Aufgabenbewältigung des Datenschutzes sollte ein kritischer Blick gelenkt werden. Der interne Mitarbeiter wird in der Regel in einem weiteren Kernbereich arbeiten und sich parallel um den Datenschutz kümmern. Der externe Datenschutzbeauftragte hat als Vorteil hier seine Haupttätigkeit und damit die volle Konzentration auf sein Kerngebiet.
Bei der Wahl eines Datenschutzbeauftragten, der extern oder intern agiert, kommt es auf wesentliche Faktoren an, wie z.B. die Branche aber auch die Unternehmensgrösse sowie die Ausgangslage. Wer täglich mit vielen datenschutzrechtlichen Herausforderungen konfrontiert ist, sollte einen internen Datenschutzbeauftragten berufen.
In Kombination mit einer intuitiven Datenschutzmanagement-Software wie von Priverion lassen sich einige der vermeintlichen Nachteile, wie der Zeitaufwand und die Rechtssicherheit, in Vorteile verwandeln.
Mit unserer Datenschutzmanagement-Software erhalten Sie eine umfassende Lösung für einen effizienten Datenschutz. Standardisierte Dokumente und Muster wie ROPA, TOM und AV Verträge reduzieren bereits erheblich den Arbeitsaufwand und steigern die Qualität des Datenschutzes. Damit wird langfristige Rechtssicherheit gewonnen. Oftmals agieren interne Datenschutzbeauftragte nur an den Brennpunkten, da kaum Zeit bleibt. Das Tool sorgt dafür, dass präventive Massnahmen umgesetzt werden können und damit wieder Kapazitäten für die Kernarbeit frei werden. Da die gesamte Dokumentation lückenlos und teils automatisiert erfolgt, ist mehr Übersichtlichkeit und Transparenz gegeben.
Die Datenschutzmanagement-Software als SaaS-Lösungen bringt Ihnen zwei Module mit: das Kernmodul und die Erweiterung mit dem Effizienzmodul.
Benötigen Sie ein Rundum-sorglos-Paket für den Einstieg, den Datenschutz und die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften sowie der regelmässigen Dokumentation, ist das Kernmodule die perfekte Wahl. Es unterstützt interne Datenschutzbeauftragte bei allen Tätigkeiten rund um die Datenschutz Compliance, vereinfacht Pflege und Verwaltung durch die übersichtliche Darstellung in einem Verzeichnis.
Das Kernmodul umfasst:
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA)
• Verwaltung der Datenverarbeiter
• TOM Management
• Vorfallmanagement
• Risikomanagement (Datenflussbasiert)
• Berichte und Datenflussvisualisierung
• Auskunftsanfragen
• Reviews und Audits
• Multi-law Funktion (nach juristischer Person)
Mit dem Baustein „Performancemodule“ erhalten Sie nochmals mehr Leistungen und senken die wiederkehrenden Aufgaben durch Automatisierung und sichern sich den Zugang zu alle Bibliothekselementen.
Die Performancemodule umfassen:
• Datenverarbeiter-Bibliothek
• ROPA-Bibliothek
• Richtlinien-Bibliothek
• TOM-Bibliothek
• Retention und Deletion Library
• Richtlinienbaum
• Mitarbeiterschulung
• Fusions-, Übernahme- und Ausschlussfunktionen
• Azure Active Directory
• Datenschutz-Portal
Wenn Sie sich für einen internen Datenschutzbeauftragten entscheiden, stellen Sie ihm unsere Softwarelösung für schnelleren, sichereren und effizienteren Datenschutz zur Verfügung. Wir von Priverion beraten Sie gerne persönlich. Kontaktieren Sie uns jetzt ohne Verpflichtung.