Datenschutz: Kosten für Ihr Unternehmen

Heute ist der Datenschutz bei den meisten Unternehmen im Berufsalltag angekommen. So gehört es für Betriebe zur Pflicht, die gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO oder BDSG umzusetzen und einen Datenschutzbeauftragten - kurz DSB - zu ernennen. Alle Prozesse rund um den Datenschutz müssen vom Unternehmen rechtskonform und nach aktuellen Vorgaben verarbeitet werden, denn sonst drohen hohe Bussgelder und nicht selten ein erheblicher Imageschaden. Gleichzeitig sollte im Blick behalten werden, dass Datenschutz Kosten verursacht und sich so in finanzieller Hinsicht einige Fragen ergeben. Ganz gleich, ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, die Kosten hängen von unterschiedlichen Faktoren ab.

WORIN UNTERSCHEIDEN SICH INTERNE UND EXTERNE DATENSCHUTZ KOSTEN?

Genaue Datenschutz Kosten zu nennen, ist nicht grundsätzlich möglich. Die individuellen Faktoren der Branche sorgen für stets andere Anforderungen und einen unterschiedlichen Umfang der Tätigkeiten rund um den Datenschutz. Das hat Auswirkung auf die Kosten eines Datenschutzbeauftragten. Jedoch lässt sich im Vorfeld recht gut einschätzen, mit welchem Modell Sie Datenschutz Kosten sparen. Um die Datenschutz Kosten vorab im Blick zu haben, gilt es zunächst darüber zu entscheiden, ob Sie einen internen oder externen DSB beschäftigen wollen. Bei einem externen Anbieter buchen Sie entsprechende Leistungen, sodass dieser Sie im Datenschutz berät. Ein interner DSB ist in der Regel ein von Ihnen ernannter Mitarbeiter, der sich gemäss den gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutzbeauftragen ausbilden und regelmässig weiterbilden lässt oder Sie schreiben die Stelle explizit aus.
Um die Datenschutzkosten im Vorfeld im Blick zu behalten, müssen Sie zunächst entscheiden, ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten beschäftigen wollen. Buchen Sie entsprechende Leistungen bei einem externen Anbieter, damit dieser Sie in Sachen Datenschutz beraten kann. Ein interner DSB ist in der Regel ein von Ihnen bestellter Mitarbeiter, der entsprechend den gesetzlichen Vorgaben als Datenschutzbeauftragter ausgebildet und regelmäßig geschult wird, oder Sie schreiben die Stelle explizit aus.

DATENSCHUTZ KOSTEN – EXTERNE ODER INTERNE BERATUNG?

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten orientieren sich am gewünschten Leistungsumfang. Der externe Datenschutzbeauftragte bringt den Vorteil mit, dass bereits die entsprechenden Qualifikationen zum Datenschutz vorhanden sind und die Kosten für eine Fortbildung ausbleiben. Der professionelle externe DSB kennt sich umfassend aus und bietet im besten Fall eine ganzheitliche Betreuung an. Dennoch lässt sich ein externer DSB meist nicht ohne Weiteres in alle Betriebsprozesse involvieren, was die Informationsweitergabe und den Aufwand erhöht. Zusatzkosten können unter Umständen anfallen und die Kosten des externen Datenschutzbeauftragten erhöhen.
Bei der Ernennung eines internen Mitarbeiters muss unter Umständen zunächst die Weiterbildung sowie die laufende Fortbildung finanziert werden. Jedoch verhalten sich die Datenschutz Kosten bei einem gleichbleibenden Arbeitsvertrag im Anschluss unverändert, es sei denn das Gehalt wird angepasst. Ein Vorteil zeigt sich in Bezug auf die interne, schnellere Kommunikation und die umfassenden Kenntnisse der täglichen Unternehmensabläufe. Nachteile sind meist, dass der ernannte interne Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen muss und so oft die Zeit fehlt die umfassende Dokumentation sicherzustellen und gleichzeitig alle Richtlinien aus Gesetzen wie DSGVO, LGPD oder BDSG zu beachten, die sich auch noch laufend ändern. In der Regel werden dann nur noch aktuelle Brennpunkte angegangen.

REDUKTION VON AUFWAND UND DATENSCHUTZ KOSTEN MIT EINER SOFTWARELÖSUNG

Eine kosteneffiziente Möglichkeit bietet der Einsatz einer intuitiven Datenschutzmanagement-Software wie von Priverion. Mit umfassenden standardisierten Dokumenten und Mustern wie ROPA, TOM und AV Verträge wird der Arbeitsaufwand eines internen DSB deutlich reduziert. Nicht nur die Qualität das Datenschutzes und das Niveau der Datenschutzkonformität steigt, auch die Datenschutz Kosten lassen sich so reduzieren. Die gewonnenen Kapazitäten können für präventive Massnahmen eingesetzt werden, damit die langfristige Rechtssicherheit sichergestellt ist. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Ihr Mitarbeiter sowohl seine Kernarbeit sowie den Datenschutz souverän meistert. Die lückenlose und teils automatisierte sowie effiziente Dokumentation schafft Transparenz und Übersichtlichkeit. Dank der einfachen Bedienbarkeit ist auch schnell ein Vertreter in die Prozesse des internen Datenschutzbeauftragten eingearbeitet, was die Datenschutz Kosten ebenfalls reduziert.

SO FUNKTIONIERT DIE REDUKTION DER DATENSCHUTZ KOSTEN MIT DER SOFTWARE VON PRIVERION

Mit unserer Datenschutzmanagement-Software als SaaS-Lösungen haben Sie bereits bei der Auswahl die Datenschutz Kosten selbst in der Hand. Sie können sich zwischen unseren Kernmodulen und der Erweiterung mit den Effizienzmodulen entscheiden.
Im Kernmodul erhalten Sie alles, was zum Einstieg in die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften und der regelmässigen Dokumentation wichtig ist. Sie profitieren von einer umfänglichen Unterstützung bei allen Tätigkeiten rund um die Datenschutz Compliance. Die übersichtliche Darstellung in einem Verzeichnis erleichtert die Pflege und Verwaltung und schafft einen umfänglichen Überblick.

Die Kernmodule umfassen:
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA)
• Verwaltung der Datenverarbeiter
• TOM Management
• Vorfallmanagement
• Risikomanagement (Datenflussbasiert)
• Berichte und Datenflussvisualisierung
• Auskunftsanfragen
• Reviews und Audits
• Multi-law Funktion (nach juristischer Person)

Wenn Sie sich noch mehr Leistungen wünschen - um die laufenden Datenschutz Kosten zu senken - ist der Baustein „Effizienzmodule“ eine gute Wahl. Mit diesem reduzieren Sie den Aufwand und alle Prozesse rund um wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung, erhalten alle Standard-Datenverarbeiter und ROPAs und sichern sich den Zugang zu alle Bibliothekselementen um immer über Änderungen informiert zu bleiben.

Die Performancemodule umfassen:
• Datenverarbeiter-Bibliothek
• ROPA-Bibliothek
• Richtlinien-Bibliothek
• TOM-Bibliothek
• Retention und Deletion Library
• Richtlinienbaum
• Mitarbeiterschulung
• Fusions-, Übernahme- und Ausschlussfunktionen
• Azure Active Directory
• Datenschutz-Portal

Mit unserer Softwarelösung sparen Sie Nerven, Zeit, Aufwand und vor allem Datenschutz Kosten. Zudem gewinnen Sie mit Priverion einen zuverlässigen Partner in Sachen Datenschutz, der Ihnen bei allen Fragen zur Seite steht.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich von unseren Experten unverbindlich über Ihre Möglichkeiten beraten.